Druhého ledna 2023 se začala psát historie nově založeného event oddělení, které vzniklo přijetím jeho prvního a v té době jediného člena, nové kolegyně Lenky. Lenka má dvě malé děti a nastoupila do WEDOSu po rodičovské dovolené. S organizací eventů měla v té době jen malé zkušenosti, o to větší výzvou však pro ni tato pozice byla.
Potřeba přijmout někoho na post event managera vznikla v době, kdy bylo vedením rozhodnuto, že je potřeba se více zviditelnit a firma se v tomto ohledu vydá cestou content marketingu. Primárním cílem bylo tedy mimo jiné začít intenzivně prezentovat značku a nabízet služby na různých akcích. Začala se tedy domlouvat partnerství na různorodých eventech od místních barcampů, přes odborné konference, až po výstavy ve velkých halách v ČR i v zahraničí. Další povinností event managera byla organizace pravidelných firemních teambuildingů.
Začalo to nevinně. V lednu proběhl jeden teambuilding a jedna menší konference. Na únor byly nasmlouvány další čtyři akce, a pak se tenhle pomyslný vlak rozjel rychleji, než kdokoliv čekal, a bylo jasné, že personálně už to není možné zvládnout. Začal tedy vznikat event tým.
Kolega Karel pracuje ve firmě šest let, začínal na zákaznické podpoře, poté přešel na pozici programátora. Ale protože se dříve zúčastnil několika výjezdů, kde se ukázalo, že dokáže obstojně prezentovat firmu a o produktech a službách ví mnohé, byla mu nabídnuta možnost stát se součástí event týmu.
Nová kolegyně Vendula nastoupila v polovině února. Velmi dobře se dorozumí anglicky, dostala tedy na starost zahraniční eventy. Díky svým komunikačním schopnostem začala na konferencích také přednášet. Obvykle po boku šéfa na zahraničních akcích, případně sama.
Personální obsazení jednotlivých akcí se odvíjí od jejich velikosti (respektive počtu účastníků a prezentujících firem) a délky. Nezřídka na konference vyjíždí i CEO Josef a produktový manager Roman. 1–2 denní akci s předpokládanou návštěvností několika stovek účastníků dokážou zvládnout dva lidé. Pokud se ale jedná například o několikadenní zahraniční konferenci s několika tisíci návštěvníky, jsou osloveni kolegové z jiných oddělení. A tak se stává, že občas na akci vyrazí i ti, co cestování nemají primárně v náplni práce. Naše řady tak příležitostně doplňují kolegové z marketingu, obchodu nebo třeba z vývoje.
Pro prezentaci společnosti je využíváno různé vybavení s firemním potiskem. Na akce většinou jezdíme firemním autem, vozíme výstavní stánky (máme celkem tři), máme několik roll-upů a na konferencích rozdáváme reklamní předměty.
Cestujeme různě, hlavně podle vzdálenosti. Nepsané pravidlo zní, že do vzdálenosti 1 000 km se přepravujeme autem (přesto už jsme jeli 1300 km do Rumunska). Pokud je akce ve vzdálenější destinaci, cestuje se letadlem. Potřebné věci buď vezeme s sebou, nebo posíláme na místo určení prostřednictvím přepravních společností.
Jak zjednodušeně probíhá organizace a realizace externí akce? Domluví se partnerství, připraví se stánek a propagační předměty a vyrazí se na místo určení. Tým někdy cestuje autem, někdy letadlem. Zde představujeme společnost účastníkům u stánku, a pokud je možnost, někdo z firmy zde má také přednášku. Mezitím je třeba domluvit ubytování, parkování, pojištění, přepravu a skladování věcí, naplánovat trasu, zpracovat a předat základní informace kolegům. Po návratu je třeba akci vyhodnotit. Mezi další povinnosti patří informování o účasti na akcích na sociálních sítích, správa eventového kalendáře, přednášení na akcích, podílení se na navrhování propagačních předmětů.
Náplň práce event týmu je různorodá, dobrodružná, nechybí jedinečné zážitky ani extrémy.
Mezi výhody práce event managera patří:
- Časté výjezdy (pro toho, kdo rád cestuje a poznává nové destinace a nic mu v tom nebrání, je tento bod bezesporu výhodou).
- Neopakovatelné zážitky – parta fajn lidí zažívá spoustu dobrodružství. Mimo návštěvy měst a států, které by leckdo z nás pravděpodobně sám od sebe nenavštívil, využíváme služeb hotelů (fitness, wellness), navštěvujeme místní památky. A pokud nám to harmonogram a naše kapacity dovolí, snažíme se si to užít.
- Komunikace s lidmi – není výjimkou, že během jedné akce mluvíme s desítkami až stovkami lidí.
- Řešení krizových situací – ne vždy jde vše podle plánu, proto se stává, že nastanou neočekávané situace a je výzva na místě je vyřešit k všeobecné spokojenosti.
- Různorodá práce – papírování, e-maily, telefonáty, balení, cestování, příprava stánku, setkávání se s účastníky konferencí, rozdávání promo předmětů.
Nevýhody práce event managera:
- Časté výjezdy – pro ty, co mají rodinu a nemohou být pořád na cestách, by to mohla být nevýhoda, ale snažíme se střídat se a bezdětní kolegové cestují většinou více.
- Dlouhé a časté cestování způsobuje únavu, a pokud už je člověk mimo domov dlouho, případně jede z jedné akce na druhou, není úplně jednoduché se těmto podmínkám přizpůsobit. Často cestujeme od brzkého rána, pak na akci celý den mluvíme s účastníky a večer se snažíme dohnat administrativní resty. Únava se pak kumuluje. Nemluvě o tom, když cestujeme přes několik časových pásem a poté se potýkáme s jet lagem.
- Práce pod tlakem – čím více akcí, tím více požadavků ze strany organizátorů, deadline atp. Často dostaneme rozhodnutí o účasti na akci na poslední chvíli a je na nás, jak si s tím poradíme.
Během léta prožívali členové event oddělení období nejistoty, protože nebylo jasné, jestli se po prázdninách bude pokračovat ve stejném tempu jako na jaře, nebo jestli třeba akce přestaneme navštěvovat úplně. Když se všichni vrátili z dovolené, byla nám nastíněna blízká budoucnost a další aktivity. Výběr akcí ovlivnilo schválení a zveřejnění pluginu WEDOS Global (CDN Cache & Security) pro WordPress. Akce pro WordPressovou komunitu se tak pro nás staly prioritou. Zároveň došlo k personální transformaci, při které tým opustila kolegyně Vendula. Tato ztráta byla pro tým opravdu citelná, protože Vendula tým dobře doplňovala a svoji práci dělala zodpovědně. Ale přes to všechno pracovní život jde dál a díky tomu získal větší prostor pro účast na eventových aktivitách kolega Roman. Ve WEDOSu pracuje už 10 let a ví o firmě, produktech a službách víc než leckdo jiný. Do konce roku bylo zrealizováno dalších deset eventů.
Teambuildingy
Další povinností event oddělení je organizace firemních teambuildingů, které se snažíme pořádat každý měsíc. Vzhledem k tomu, že pracovníci z DC1 a DC2 až na pár výjimek téměř nemají šanci se potkat, tudíž se moc dobře navzájem neznají. To se snažíme řešit neformálními setkáními různého druhu. Pokud je to možné (například z hlediska kapacity), účastní se TB akcí i naši rodinní příslušníci. Zde je seznam aktivit, které jsme podnikli od začátku minulého roku:
– bruslení – pronajali jsme si lední plochu na bruslení;
– úniková hra – dva týmy řešily hádanky a hlavolamy v prostorách ponorky Nautilus;
– wellness – saunování, vířivka;
– indoor lyžování;
– vepřové hody + stolní tenis;
– letní grilovačka s překvapením – dort pro šéfa, skákací hrad pro děti, jídlo, pití, tombola;
– sportovně relaxační areál – odpoledne s rodinami (beach volejbal, nohejbal, plavba na lodi, minigolf, trampolíny…);
– boat office – týden na lodi v Chorvatsku;
– motokáry;
– squash;
– wellness a večeře.
Závěr
Během jednoho roku jsme navštívili nebo zrealizovali:
- 19 tuzemských akcí,
- 14 zahraničních akcí (Německo, Rakousko, Polsko, Slovensko, Itálie, Španělsko, USA, Lucembursko, Rumunsko, Řecko),
- 9 náborových akcí,
- 15 exkurzí v našich datacentrech,
- 11 firemních teambuildingů.
Mnoho akcí jsme předjednali a nakonec se jich z různých důvodů nezúčastnili – i to patří k naší práci. Často se stane, že eventy časově kolidují (někdy jsme schopni personálně pokrýt překrývající se akce, někdy ne), nebo ekonomicky nedávají smysl. Vždy se snažíme posoudit cenu vs. budoucí přínos. Pojďme si říct, že tyto aktivity jsou pochopitelně velice finančně náročné a jejich dopad nelze přímo měřit. I tím byl první rok svým způsobem testovací. Pokud se ukázalo, že nějaká akce měla dokonalý marketing a díky tomu vzbudila dojem velkého budoucího přínosu pro firmu a nakonec se jí zúčastnilo jen několik desítek návštěvníků, kteří navíc dostali (původně nesmyslně předražené) vstupenky od organizátora zdarma, i to byla pro nás cenná zkušenost. Pozitivní i negativní zkušenosti nás posouvají dále a pomáhají nám odvádět naši práci kvalitněji a profesionálněji.